Combien de temps devrait durer un contrat de maintenance de centrale PSA ?

Ce que demandent les documents d’achat

Le document de l’OMS a été publié comme orientation provisoire, indiquait qu’il expirerait 2 ans après sa publication et a été remplacé par les spécifications techniques de l’OMS du 31 décembre 2024.

Planifier au-delà du contrat

Le guide 2024 du Fonds mondial demande une planification financière de long terme sur le cycle de vie de la centrale, qu’il estime en moyenne à 10 ans, avec des fonds réservés aux réparations imprévues ou aux mises à niveau du système. La spécification 2020 de l’OMS demandait une durée de vie d’au moins 10 ans garantie par une lettre du fabricant, afin que l’équipement et les pièces détachées ne cessent pas d’être commercialisés pendant les 10 ans qui suivent l’achat. Le PNUD demande que des kits de pièces détachées soient disponibles pendant toute la durée de vie de la centrale, et que toute obligation du fournisseur en matière de maintenance, de réparation ou de services après garantie soit inscrite dans un accord de niveau de service précisant les délais d’intervention pour les réparations d’urgence, les intervalles de maintenance programmée, la disponibilité des pièces détachées et les responsabilités en matière d’assistance technique.

Lorsqu’il n’existe pas d’agent de service local, par exemple pour des centrales hors de leur contrat de garantie et de maintenance, le guide du Fonds mondial indique qu’un plan de maintenance devrait être élaboré pour les ingénieurs de l’établissement d’accueil, qui peuvent avoir besoin d’une formation avancée pour le mettre en œuvre.

Ce que le contrat devrait préciser

Les lignes directrices sur les contrats de service rédigées par Build Health International pour le projet BOXER du Fonds mondial (20 mai 2024) ne fixent pas de durée, mais énumèrent ce que le contrat devrait définir :

• Résiliation : le préavis pour chaque partie, les cas de résiliation immédiate (par exemple rupture de contrat ou inexécution) et les obligations de chaque partie à la résiliation.
• Coûts : si la main-d’œuvre, les déplacements et l’hébergement des agents du prestataire sont inclus dans le prix ou facturés à part, et les plafonds éventuels des frais remboursables.
• Intervalles d’entretien : en heures de fonctionnement, en dates calendaires ou les deux, s’ils diffèrent selon l’équipement, et qui planifie les visites.
• Preuve de l’entretien : par exemple pièces usagées ou remplacées remises au personnel de l’hôpital, opérateurs invités à assister à l’entretien, et rapports d’intervention détaillés avec photographies.
• Pièces détachées et consommables : où elles sont stockées, qui tient l’inventaire et quelles pièces la garantie ne couvre pas.
• Réparations d’urgence et assistance à distance : quels coûts sont inclus, comment les réparations sont déclenchées et autorisées, le délai dans lequel le fournisseur est censé répondre aux demandes d’assistance à distance, et la procédure d’escalade en l’absence de réponse.

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